Como administradores mandatarios que somos estamos claros que nuestras responsabilidades fundamentales son las de cumplir con todas las obligaciones que nos impone el Documento y Reglamento de Condominio de cada inmueble que administramos, la Ley de Propiedad Horizontal, el Código Civil y otros Decretos y Leyes de la materia, en este mismo orden de aplicación. En toda esta normativa existen obligaciones de carácter legal, operativo y administrativo que aplicadas de manera coherente por todos los integrantes del condominio, como lo son los copropietarios, Junta de Condominio y el Administrador aseguran la adecuada marcha de todo condominio organizado para conseguir así el verdadero y único objetivo del servicio, cual es la satisfacción de los copropietarios que integran el condominio en todos los aspectos fundamentales del mismo, a saber: Legal, Operativo y Administrativo.

 

Organización Interna.

Nuestra organización interna fue pensada y diseñada precisamente para cumplir con la filosofía básica del servicio de administración de inmuebles cual es la de lograr la satisfacción integral de la mayoría de los copropietarios en todos los tres (3) aspectos fundamentales del alcance del propio servicio que citábamos antes, a saber:

Legal. Operativo. Administrativo.

Es por ello que nuestra empresa está operando con la siguiente Organización Interna:

Dado que somos una empresa de tamaño mediano y de crecimiento controlado para poder dar en la práctica una atención personalizada, el Director-Gerente se encarga fundamentalmente de la Atención al Cliente y en función de ello es que se coordina el adecuado engranaje de todas las demás áreas de la empresa dictando normas y procedimientos de actuación, y principalmente de control interno que es fundamental. Estamos conscientes de la importancia del Control Interno ya que nuestro principal activo es el control del dinero de cada cliente. En este aspecto, nuestra especialización como Contadores Públicos así como nuestros largos años de experiencia en Auditorías Externas, Operativas y Administrativas facilita que podamos cumplir adecuadamente con otro objetivo principal de la administración de inmuebles como lo es el CONTROL INTERNO y  CONTABLE. En este sentido y como principal soporte, contamos con programas de computación adecuados diseñados a la medida para tal fin e instalados bajo el conocido sistema operativo UNIX en un ambiente multiusuario en donde el SISTEMA DE CONTABILIDAD es el cerebro central contralor de los demás sistemas, tales como Facturación, Nómina, Caja, Cuentas a Pagar, etc. Como ejemplo, la facturación mensual o recibo de condominio no puede ser emitido sin que previamente se haya actualizado la contabilidad mensual y cuadrado la misma con las correspondientes conciliaciones y saldos de las diferentes cuentas bancarias que maneje el condominio.

La COBRANZA adecuada y oportuna es uno de los otros pilares del buen funcionamiento de un condominio.  Si no se cobra rápidamente por todos los medios disponibles corremos el riesgo de no pagar oportunamente los servicios del condominio con el riesgo que ello implica.  Es por ello que esta función reporta directamente al Director-Gerente. En particular, y dadas las características especiales de ese Condominio, nos comprometemos a diseñar un Plan de Cobranzas adecuado que permita recuperar la deuda de manera segura y oportuna.

El aspecto LEGAL es también de primer orden, tanto como apoyo a la vital función de COBRANZAS como para la adecuada solución de problemas de convivencia que a veces se suscitan en todo condominio. En este sentido contamos con dos profesionales del derecho, a tiempo completo que están a su disposición para las orientaciones y acciones que fueran necesarias.

En la parte OPERATIVA nos ocupamos de la supervisión de los aspectos de MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN que todo inmueble debe tener de acuerdo a la Ley y al mandato específico de los copropietarios. Esta función se lleva siempre en coordinación con la Junta de Condominio; quien dispone, como apoyo, de un Supervisor de Condominios que verifica periódicamente el estado y funcionamiento adecuado de cada condominio.

Aspectos Específicos del Servicio.

Mantenemos procedimientos básicos de servicio, tales como:

Apoyamos diariamente a la Junta de Condominio en la realización de trabajos de conservación y mantenimiento, selección de proveedores a través del Registro de Proveedores, así como en la necesaria asesoría legal y administrativa para lograr la deseada convivencia y funcionamiento adecuado de cada condominio.

 

Capital de Trabajo.

Es necesario disponer de un capital de trabajo de hasta el monto promedio mensual de gastos del condominio para así poder liberar el Fondo de Reserva y depositarlo en una cuenta de ahorros, y no utilizar así dicho fondo para las operaciones corrientes como suele ocurrir en la mayoría de los condominios, desvirtuando así la propia naturaleza de un Fondo de Reserva.

Informes Administrativos Mensuales.

Mensualmente se elaboran Estados Financieros que permiten mantenerse informados de la situación financiera del condominio. Además, se anexa una lista actualizada de morosos para analizar más detalladamente cada caso en particular. Por otro lado, si en un mes determinado ocurren gastos o eventos especiales se anexan informaciones más detalladas dependiendo del caso y la necesidad concreta de información del condominio en cada caso. Todos los informes son emitidos por medios computarizados ya que nuestras actividades han sido mecanizadas atendiendo a las exigencias de los tiempos actuales.

Honorarios Administrativos.

Nuestros Honorarios se facturan como gasto común, tal como lo establece la Ley.  Dicho precio se lo podemos mantener fijo por un año, salvo drásticos cambios en la economía nacional.

Sin otro particular a que referirnos y esperando que la presente oferta llene las expectativas de servicio de su Condominio.